Como ser más productiva: Usa la tecnología a tu favor


Reconozcámoslo, estamos rodeados de distracciones.

 Ya sea que trabajes desde la tranquilidad de tu oficina, la mesa de tu comedor o una cafetería, las cosas que suceden a alrededor capturan nuestra atención y nos restan efectividad en el trabajo.

 Y es que aunque no los propongamos, casi todos caemos en la tentación de desenfocarnos para atender otro asunto.

 Todos los trabajadores nos enfrentamos a esta situación al sentarnos frente a la computadora y empezar a hacer el trabajo. Redes sociales, correos electrónicos, notificaciones y otras distracciones digitales impiden ese momento que necesitamos para  empezar a hacer las tareas.

 Según una encuesta de Udemy, una plataforma aprendizaje en línea, el 78% de los participantes dijeron que usar la tecnología por razones personales fue la razón principal de su distracción en el trabajo.

 ¿Qué podemos hacer para permanecer enfocados en medio de distracciones?

 La respuesta para enfocarnos en nuestro trabajo es precisamente La tecnología.  

 Aunque parezca contradictorio, si utilizamos bien las herramientas que existen en el mercado, podemos hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo.

 Algunas estrategias para lograrlo son:

1. Planifica tu día: Regresamos a la clásica y eficiente “to do list”, escribir todas las mañanas en un papel tus asignaciones te hará retarte para terminar cada tarea. Hay muchas aplicaciones para cumplir el mismo objetivo, como Todoist que puedes sincronizar con Google Calendar, aunque si quieres trabajar herramientas más sencillas te recomiendo usar Gmail o Microsoft Outlook. Otra herramienta que me gusta es Evernote o hasta el mismo Notes del celular.  

2. Automatiza: Automatiza todo lo que puedas. Ya sea pagos de tus cuentas, recordatorios, correos electrónicos que escribes un día y programas con fecha posterior (lo hago para recordar a clientes de cosas que deben hacer dentro de X tiempo desde que me contratan), sistema de ventas (vendo mi curso en línea a través de Shopify y todo es automático), envío de facturas, en fin.. aprovecha y siéntate un día y programa todo aquello que pueda ahorrarte valioso tiempo.

3.  Coordina tus citas eficientemente. Me gusta usar Accuity Sheduling pues se elimina el problema de los correos que van y vienen tratando de coordinar una fecha y hora. Con esta herramienta solo envío un enlace con mi disponibilidad y la otra persona esocge el día y hora que mejor le convenga dentro de las opciones que le di. La herramienta coordina recordatorios para ambas partes.

 4. Ten reuniones virtuales: Usualmente las reuniones virtuales son más cortas y te ahorran el tiempo de desplazo. Me gusta utilizar Zoom que tiene una versión gratis.

4. Usa el celular como alarma:  Hay una técnica que se llama la técnica de Promodoro.  Cada tarea lleva un tiempo definido. Pones el reloj a contar y no puedes hacer más nada hasta que no la termines. Guarda todas las distracciones hasta que esa alarma suene.Si no usas un software de gestión de proyectos (algunos de los más populares y que recomiendo son: Redbooth, Asana, Wrike, Basecamp, entre otros), entonces calcula el tiempo el tiempo que te tomará hacer cada asignación y pon una alarma. Aunque sea algo que te tome de 10-15 minutos, te mantendrá enfocada y seguirás más rápido a la siguiente tarea.

 5. Bloquea las distracciones: Para los casos más extremos también hay solución. Actualmente existen en el mercado un sinúmero de aplicaciones que literalmente no te permiten distraerte con redes sociales en tu teléfono o computadora. Alguna de las más populares son: SelfControl, Freedom (te desconecta de internet), Anti-Social, StayFocusd y Cold Turkey.

 6. Toma descansos: Desktime, una herramienta que contabiliza el tiempo y analiza la productividad, concluyó que se deben trabajar 52 minutos seguidos y tomar descansos de 17 minutos. Siguiendo este ciclo te mantienes enfocada en cada tarea, evitando la tentación de entretenerte con el celular. La idea es que en el descanso puedas hacer actividades que no involucren tecnología, tal vez comer un snack, conversar con algún compañero o incluso dar una pequeña caminata dentro de la empresa.

 7. Agrega una distracción: Aunque suene contradictorio, los científicos han determinado que hacer dos cosas al mismo tiempo te hará enfocarte más. La University College de Londres concluyó que escuchar música mientras se trabaja hará que tu cerebro se concentre más. Esta teoría dice que la atención es un recurso limitante. Te recomiendo Spotify para música o incluso Youtube en donde puedes poner videos de corrido.  .

 La constante conexión digital puede ser una gran distracción, pero la buena noticia es que las personas  pueden influir y mejorar su productividad con la ayuda de la tecnología indicada.

 A mí me encanta la tecnología y es por eso que he diseñado un curso 100% digital que se llama Descubre tu Negocio Ideal.

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