¿No te pagan tus facturas? Cómo hacer para que te cancelen a tiempo


 

 

Una de nuestras responsabilidades como dueñas de empresa es manejar el flujo del dinero de nuestro negocio. Cada vez que enviamos una factura, estamos asegurándonos de que nuestro negocio avance y prospere. 

Sin el manejo adecuado, estaremos trabajando muy duro sin que nos alcance para pagar las cuentas al final del mes.

A diferencia de quienes venden productos físicos (que en la mayoría de los casos los clientes pagan en la caja y se llevan la mercancía), cuando vendes servicios la relación con el cliente sobre las facturas es distinta pues usualmente el servicio se da antes de que toque cancelar.

A nadie le gusta estar cobrando facturas. Es una situación muy incomoda y muchas veces es un tema que no sabemos manejar.

Para evitar que esto suceda, debes tener sistemas de trabajo que te protejan como proveedora de servicios y debes seguir esta estrategia cada vez que alguien te contrate:

  1. Investiga bien a tus clientes

A veces no vas a saber si un cliente va a ser un problema hasta que tengas esa factura pendiente.

Sin embargo, puedes estar alerta a estas señales que usualmente indican que vas a tener problema cobrando:

  • Es un completo extraño. No sabes cómo dio contigo. Si tienen algún conocido en común es menos probable que te dejen de pagar
  • No han estado en el mercado mucho tiempo
  • Te mencionan que tienen un presupuesto limitado
  • No encuentras información acerca de ellos en línea
  • Cambia mucho de opinión sobre el trabajo a ser realizado
  • Se pierde. No es constante con las comunicaciones
  • Cuando se conocieron no te dio buena espina. Uno sabe

 

  1. Nunca trabajes sin un contrato

Muchas veces me encuentro con emprendedoras que cierran sus negocios por correo electrónico o por Whatsapp. Esto es un error garrafal. Hasta el trabajado más sencillo se merece tener un contrato de por medio.

Aquí te paso algunos consejos:

  • El contrato puede ser sencillo y corto, pero debe quedar por escrito y firmado
  • Identifica bien a tu cliente. Si trabaja para una compañía, esta debe aparecer y la persona debe estar autorizada por la empresa para contratarte;
  • Ten una cláusula que te permita cobrar por lo menos el 50% al iniciar el proyecto
  • Especifica todos los gastos adicionales y a quien le toca pagarlos;
  • Especifica cuando se debe cancelar la factura (por ejemplo: 2 días luego de enviar la misma);
  • Divide el proyecto por hitos y cobra a medida que se van alcanzando. Si no te pagan por una etapa anterior, no continúes y dile a todo tu equipo que deben parar de trabajar con ese cliente. El contrato debe especificar que no se continuará trabajando. Ten cuidado con esto pues no quieres que te demanden por negligencia si no lo tienes bien documentado;  
  • Especifica causales de terminación. Por ejemplo, la falta de pago te da derecho a terminar el contrato sin que recaiga sobre ti ningún tipo de responsabilidad (revisa con un abogado esta redacción de esta cláusula pues en cada jurisdicción es distinta;
    • En Panamá se escribe: ….”la falta de pago anteriormente señalada le otorga al contratista el derecho de rescindir el presente contrato sin necesidad de declaración judicial previa”);  
  • Determina que pasa si no pagan a tiempo. ¿Das un tiempo de gracia para que cancele? ¿Das por terminado el contrato? ¿Cobrarás una penalidad? ¿No seguirás trabajando en la siguiente etapa? ¿Enviarás la factura a una agencia de cobros?;
  • Especifica claramente las responsabilidades de cada parte. Muchas veces los clientes deben proporcionar información o aprobar trabajo y no lo hacen a tiempo o lo envían incompleto y eso atrasa todo;
  • Establezcan el procedimiento para enviar las facturas. Por ejemplo, hay empresas que exigen que se envíen las facturas solo al final del mes, otras piden que se manden a un departamento específico, etc.
  • Acostúmbrate a trabajar con notas de recibido. Dependiendo del tipo de servicio se acostumbra a que te firmen que recibieron satisfactoriamente o que te lo acepten por email.
  • ¡Firma el contrato! No te imaginas cuantas veces he visto que un contrato se queda en la bandeja de correos y jamás llega a ser impreso y firmado. Aunque una aceptación por correo puede servirte en un proceso judicial, es más complicado de probar.

 

  1. Asegúrate de haber cumplido con tus obligaciones contractuales

Antes de enviar una factura debes comprobar de que hayas cumplido todo lo que dijiste que iba a cumplir en el contrato.

Lo último que quieres es que un cliente te reclame que el trabajo entregado no es lo que acordaron o que lo entregaste fuera de término.

Si vas a tener un problema entregando lo acordado, tienes que tener esa conversación antes de pasar la factura.

 

  1. Envía la factura a tiempo

A veces estamos tan ocupados haciendo el trabajo que terminamos y no nos tomamos el tiempo de facturar y enviar la misma.  A todos nos ha pasado. Terminas el trabajo para cliente A, empiezas a trabajar para cliente B y la factura del cliente A queda rezagada.

Por favor asegúrate de que te pongas a hacer esta tarea apenas terminas el trabajo. Entre más tiempo dejas correr, tienes más riesgo de que no te paguen.

Lastimosamente con los servicios, los clientes se olvidan lo que recibieron pues no hay nada tangible. ¡No entres en este periodo de amnesia y cobra rápido!

 

5 pasos para cobrar facturas morosas

Si ya te encuentras en una situación de cobro difícil, te paso estos consejos: 

  1. Sigue el procedimiento correcto

Todas las empresas tienen un procedimiento establecido para pagar. Como establecimos arriba, el contrato debe decir cómo y a quien deben enviarse las facturas para que te paguen a tiempo.

Asegúrate que estás anuente del mismo y que seguiste lo acordado en el contrato.

De no haberlo hecho, corrige inmediatamente lo actuado y redirecciona la factura al lugar correspondiente.

  1. Manten la calma

Muchas veces una facture sin pagar es realmente causada por un error en el procedimiento interno de la empresa o simplemente a tu cliente se le olvidó.

Cuando cobres por primera vez, sé amable y entiende que esto pasa hasta con los mejores clientes.

Te aconsejo tener un modelo de correo o de mensaje para este tipo de caso.

Debe ser casual y corto y debes adjuntar nuevamente la facture.

Procura enviar el correo cuando el cliente esté en su oficina o enfrente de su chequera o banca en línea. Un correo enviado el domingo no tendrá los mismos resultados que uno enviado el lunes a las 10 a.m.  

  1. Envía un recordatorio

Antes de enviar un segundo recordatorio, asegúrate que no te han pagado. Revisa esa cuenta de banco antes de enviar un segundo mensaje. Muchas veces los clientes pagan y no avisan.

Revisa tu contrato y de manera amable recuerda que están incumpliendo con los términos de pago. Vuelve a adjuntar la factura.

Si ha pasado un tiempo y mediante contrato acordaron que hay penalidad, recuérdate de esto.

  1. Da seguimiento nuevamente

Si todavía no te han pagado, el seguimiento va a depender de lo que han acordado. Puedes llamar al cliente, pídele una cita y discutan el saldo que se tiene.

Si el cliente tiene problemas para cancelar, puedes considerar hacerle un plan de pago o hacer un descuento para que te cancele de inmediato.

Si cobraste el 50% por delante y en cada hito, en teoría el saldo no debe ser más del 30% del contrato total (cada caso es distinto)

Si aun no te pagan y el monto lo amerita, puedes hacer 2 cosas:

  1. Enviar carta de abogados cobrando el dinero. Los abogados saben redactar este tipo de cartas en donde te dicen sutilmente que tienes un tiempo para cancelar o de lo contrario tomarán acciones legales. Tienes que tomar en cuenta que los abogados no son baratos y muchas veces también te cobran un porcentaje sobre la cifra recuperada
  2. Puedes enviar la factura a una agencia de cobros

Antes de tomar cualquier acción, yo recomendaría avisarle al cliente por última vez.

Guarda todas las comunicaciones con tus clientes (¡incluyendo esas cartas de recibido con conformidad!).  Si tienes una conversación en persona o por teléfono, asegúrate de enviar por correo un resumen de lo pactado en la reunión.

En caso de tener que escalar este asunto ante un tribunal o autoridad competente las vas a necesitar.

Procura dejar todo por escrito hasta con los mejores clientes o con amigos que son clientes. En mis anos de práctica he visto de todo y mejor es prevenir teniéndolas que lamentar.

  1. Aprende la lección y avanza

Hay veces en las que hacemos todo por cobrar esa factura y aun así el cliente no paga.

No importa cuántas veces llamemos, enviemos cartas o digamos que vamos a tomar acciones legales.

En este momento debes pensar si realmente quieres continuar o si prefieres dejar el asunto como está pues tu tiempo vale mucho.

Entrar en un proceso de cobro es desgastante, cuesta dinero y el tiempo que te toma puede ser utilizado en actividades que te generen más que lo que te deben en esa factura.

Si decides dejar de cobrar, por favor toma nota de lo que sucedió en esta relación con el cliente y no permitas que vuelva a suceder.  Debes ser proactiva y cuidar tu negocio. Habla con todo tu equipo para que no sigan trabajando hasta tanto no se cancele lo adeudado.

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