Reuniones más organizadas = mejor inversión del tiempo


 

Cuando de emprender se trata, las reuniones con clientes o proveedores se convierten en un hecho recurrente.

Y de la misma forma sucede si trabajas en una empresa ya consolidada.  

El reunirse y hablar sobre negociaciones, explicar tu negocio, hacerles un pitch a nuevos socios o buscar soluciones a futuros, definitivamente son circunstancias en las que te verás en la necesidad de tomarte tiempo.

Por eso es sumamente importante optimizar las reuniones de trabajo, logrando avanzar en los tópicos o temas sin necesidad de pasar largas horas en la misma, dejando de lado otros proyectos que también requieren atención.

De igual forma, quieres que los participantes estén enfocados en la conversación y no se sientan agotados en continuar o proponer en la reunión.

Te propongo más organización e implementando algunos de los consejos que te doy a continuación sé podrás optimizar tus próximas reuniones ya sea que las mismas sean presenciales o digitales (mediante alguna plataforma como Skype o Zoom):


Elige los temas a tratar

Haz una lista de los temas que necesitas se traten en la reunión.

Esto te ayudará a mantener un enfoque coherente y evitarán salirse del tema. Pasa a la agenda con antelación a los invitados de la reunión de modo que vayan preparados para conversar de lo estipulado.

Pide a los invitados que agreguen cualquier tema adicional que quieran tratar a la agenda y así todos saben de antemano de lo que se va a discutir. 

Insiste en solo participar en reuniones con agenda previa. Mi vida cambió desde que empecé a poner esto en práctica. 

Selecciona lista de invitados

Escoge las personas que necesitas en la reunión, que dominen el tema o sean encargados de lo que hablarán.

Con ayuda de los temas que puntuar para la reunión verifica quiénes serán los posibles asistentes que se necesiten para la misma. Así nadie que no sea realmente necesario en la reunión podrá continuar con su producción laboral usual.

Una forma fácil de hacer la convocatoria es por medio de Google Calendar, enviando una invitación por medio de correo electrónico puedes mantener en la agenda de los asistentes la cita de la reunión, o cualquier detalle de la misma.

A mí también me gusta usar Acuity Scheduling . Ahí tengo un calendario con mi tiempo disponible pues me manejo con varias empresas y proyectos a la vez. 

Envío un enlace y las personas pueden escoger de mi calendario cuando les conviene reunirse. Es mucho más fácil que estar enviando correos tratando de ponernos de acuerdo con día y hora. 

Maneja el tiempo

Es importante saber a qué hora comenzará la reunión, comenzar a esa hora exacta (o sea que los asistentes deben ser muy puntuales) y mantenerse en un rango entendible dentro de la misma.

Si se tiene claro a qué hora debe acabar cada reunión, se optimizará el tiempo esta dura. Por lo tanto, los plazos son fundamentales, establece el horario, no extiendas la reunión porque esto también hace el encuentro extenuante.

Muchas veces también pongo tiempo sugerido de discusión por tema cuando sé que son reuniones de trabajo con personas que somos amigas y que nos gusta "echar cuentos" entre punto y punto. 

Tener un objetivo

Como mencioné antes, puede ser un pitch a un nuevo cliente o socio, pero debes saber de qué hablarán.

En el artículo publicado en Forbes, el profesor de comunicación gerencial de MIT Sloan School of Management, Neal Hartman, afirmó que, antes de enviar la invitación para el encuentro, debes saber lo que buscas realizar. De acuerdo con el especialista, las reuniones con propuestas imprecisas difícilmente tienen un buen uso del tiempo.

Al enviar la agenda, al final ponemos cuales son los objetivos de la reunión. Por ejemplo: Aprobar presupuesto, ideas para recaudación de fondos, discutir y aprobar contrato con X. 

De esa forma, todos los asistentes sabrán que la reunión acaba cuando se terminen los objetivos. Sé realista con el número de objetivos y la duración de la reunión. 

Buscar soluciones

A veces tendemos a darle muchas vueltas a un tema, en especial si es un problema grave. Buscamos culpables, “tiramos la pelota” de un lado a otro y no nos enfocamos en lo que se requiere que es una solución.

Es importante que quien esté convocando la reunión sea claro al respecto y se centre en la discusión de soluciones.

Mantener el respeto

A veces las reuniones se acaloran y algunas personas puede que se salgan un poco del marco del respeto. Al suceder esto, se pierde enfoque, se puede alargar el tiempo, que es lo que estamos tratando de evitar. Es importante calmar las tensiones y seguir con la reunión.

Resume al final

Muchas personas olvidan crear un resumen final de los puntos acordados en la reunión. Es bueno que se cree uno para dejar claro a lo que se llegó, entregar por correo electrónico una copia del resumen a cada asistente de la misma. 

Así mismo, y dependiendo de lo discutido, muchas veces es necesario levantar un acta con los puntos acordados y hacer que todos los participantes de la reunión la firmen para que quede constancia de lo aprobado. 

Optimizar las reuniones de trabajo puede ser posible y fácil de hacer con la organización adecuada. De ese modo, no se reduce la productividad en el día de trabajo, llegando a puntos en concretos finales.

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